مشاوره سیستم سازی
مشاوره سیستم سازی چیست؟
اداره‌ی یک کسبوکار حتی برای کارآفرینانی که خود را وقف کار کرده‌اند هم چالش‌برانگیز است. برای اینکه بتوانید عملکرد کسبوکار خود را تا جای ممکن سودآور و پربازده نگه دارید، باید عوامل زیادی را مدنظر قرار دهید. از کاهش هزینه‌ها گرفته تا استفاده بهتر از وقت خود برای بهبود جریان کار. اگر به دنبال راهی برای ساده‌سازی عملیات‌ها هستید؟ پیشنهاد ما سیستم سازی کسب و کار است.
سیستم سازی عبارت است از فرایند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) برای تضمین ثبات و بهره‌وری یک سازمان. به‌عبارت‌دیگر با این کار شما کارکردهای گوناگون و ضروری کسب‌وکارتان (که عامل سرپا ماندن آن هستند) را ثبت می‌کنید. شاید سیستم‌سازی وقت و تلاش زیادی بطلبد، اما کسبوکار شما را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.
سیستم سازی فرآیندهای انجام کار
سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار، به معنی ایجاد و بهینه سازی مسیرهایی است که از طریق آن دادههای لازم برای تکمیل آیتمهای موجود در یک فرآیند مشخص، استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند. سیستم سازی فرآیندهای انجام کار شامل نقشه برداری از فرآیند کار در یک حالت ایده آل، پیدا کردن کارهای زائد، خودکار سازی فرآیندها و شناسایی گلوگاهها و یا مناطق مستعد برای بهبود است. کارها و وظایف موجود در یک فرآیند کاری ممکن است توسط یک انسان یا یک سیستم انجام شوند.
سیستم‌سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمد است که به موفقیت کسبوکار منجر می‌شود. سیستم سازی به سازمان‌ها و اعضای آن یک دید روشن نسبت به نقش خود و نیز نحوه انجام رویه‌های استاندارد عملیاتی می‌دهد. با وجود SOPs شرکت شما کاراتر و مؤثرتر کار می‌کند که به شما فرصت می‌دهد تا رشد و توسعه‌ی کسبوکار خود را ادامه دهید.
سیستم سازی یا «سیستم سازی کسبوکار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
سیستم سازی ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم برای کارکرد بهتر است. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسبوکار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آنها بتواند کسبوکار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.
سیستم سازی به معنی نظم بخشیدن به یک کار یا چیز اشاره دارد؛ به طوری که نحوه انجام یک کار یا نحوه کار کردن با یک چیز به شکلی خاص و استاندارد تبدیل شود. سیستم سازی کسب و کار نیز فرآیندی است که طی آن رویه‌های عملیاتی استانداردسازی می‌شوند تا ثبات و بهره‌وری فعالیت‌های سازمان افزایش پیدا کند. بنابراین می‌توان گفت به نوعی فعالیت‌های کسب و کار را مدل‌سازی می‌کند.
ایجاد روش‌های عملیاتی استاندارد یا SOP ها نیز، نیازمند ثبت دقیق تمامی مراحل و جزئیات فعالیت‌های سازمان است و زمان‌بر خواهد بود. به همین دلیل هم سیستم سازی خارج از محیط سازمان آنقدرها ضرورت ندارد. اما هنگامی که فرآیند کار در یک سازمان استاندارد باشد، کارها ساده‌تر، سریع‌تر و با بهره‌وری بالاتری انجام خواهند شد و در دراز مدت فواید زیادی برای سازمان شما خواهد داشت.
سیستم سازی نه تنها انجام کارها را آسان‌تر می‌کند، بلکه دقت انجام آنها را نیز افزایش می‌دهد و کنترل و نظارت بر اجرای آنها را بهبود می‌بخشد. زیرا همه چیز استاندارد است و جایی برای ابهام یا خطا وجود نخواهد داشت.
هدف از سیستم سازی نیز افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت خدمات از یک سو و ایجاد قابلیت رشد سریع سازمان برای سازمان از سوی دیگر است. بدون سیستم سازی فعالیت‌ها، رشد سازمان آهسته خواهد بود و کیفیت و نتیجه فعالیت‌هال ثبات نخواهد داشت.
هر چقدر فعالیت‌های کسب و کار شما بیشتر سیستماتیک باشد، برای اجرای آنها نیاز کمتری به حدس و گمان خواهید داشت. این مسئله مزیت‌های متعددی را برای بخش‌های مختلف کسب و کار شما به همراه خواهد داشت.
سیستم سازی کسب و کار به این معناست که خود را در بهترین مسیر مدیریت کسب‌وکارتان قرار دهید. سیستم سازی کسب و کار با استانداردسازی عملیات‌های آن، باری را از دوش کارکنان برمی‌دارد و به شما نیز امکان می‌دهد با حداقل تلاش، سازمان خود را مدیریت کنید. روش‌های عملیاتی استاندارد به سازمان و اعضای آن دید دقیقی از نقش‌های افراد و نحوه اجرای فعالیت‌های سازمان می‌دهد. این باعث کارآمدتر و موثرتر شدن سازمان شما خواهد شد و به شما این فرصت را می‌دهد تا کسب و کار خود را به سرعت توسعه دهید. یکی از ابزارهایی که می‌تواند به این سیستم سازی کمک کند، نرم افزارهای اتوماسیون است. همچنین، سیستم سازی می‌تواند یک رویکرد موثر برای شروع اتوماسیون کسب و کار شما و افزایش موفقیت آن باشد.